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In Papieren ertrinken? So gehen Sie um.

Mindestens zwei Aktenschränke oder Schubladen mit hängenden Ordnern sind eine großartige Möglichkeit, sich zu organisieren. (iStock)

VonNicole Anzia 12. Februar 2019 VonNicole Anzia 12. Februar 2019

Bei all den technologischen Fortschritten der letzten zwei Jahrzehnte – E-Mails, SMS, Online-Kontoauszüge, elektronische Rechnungen usw. – scheint es logisch, dass wir mit weniger Papieren zu tun haben, die in unsere Häuser gelangen. Aber die meisten von uns haben immer noch eine Menge Papierkram zu bewältigen, und wir finden es allgemein schwierig, ihn zu verwalten.

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Der ständige Zustrom kann überwältigend sein. Es braucht Zeit, Papiere zu sortieren, zu entscheiden, ob etwas aufbewahrt werden soll, und Dokumente richtig zu verstauen, damit wir sie später leicht finden können. Der Schlüssel zum Papiermanagement besteht darin, es einfach und konsistent zu halten. Lassen Sie sich nicht begraben, bevor Sie ein System entwickeln. Jetzt, noch Anfang des Jahres, ist der perfekte Zeitpunkt, um loszulegen.

Lieferungen

Ich bin der festen Überzeugung, dass jeder Haushalt mindestens zwei Aktenschubladen braucht, was für die meisten Papiere ausreichen sollte. Wenn Ihnen kein spezieller Platz für den Papierkram zugewiesen ist, haben Sie einen Nachteil.

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Sie benötigen einen Vorrat an Hängemappen sowie Innenmappen. Wenn Ihre Lieblingsfarbe oder ausgefallene Ordnerdesigns Sie dazu inspirieren, Papiere zu archivieren, machen Sie es. Aber einfache Ordner sind ausreichend.

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Sie sollten auch ein paar tragbare Aktenboxen – entweder aus Pappe oder Kunststoff – haben, um langfristige Dateien aufzubewahren, auf die Sie nicht regelmäßig zugreifen müssen. Ihre Aktenschubladen oder Ihr Aktenschrank sollten die diesjährigen Akten und Papiere haben. Bewahren Sie zusätzliche Aktenordner in den Schubladen zusammen mit einem Sharpie zum einfachen Beschriften auf. Und investieren Sie in einen kleinen Schredder. Auch wenn unsere Identitäten eher online gestohlen werden als aus Dokumenten, die im Papierkorb abgelegt werden, ist es dennoch besser, Finanzdokumente und alles, was wichtige persönliche Informationen enthält, zu vernichten.

Gehen Sie zunächst Ihre Dateien durch, um nicht mehr benötigte Papiere aus dem letzten Jahr zu verwerfen und neue Dateien für 2019 einzurichten. Halten Sie die Kategorien so allgemein wie möglich. Wenn Sie zu spezifisch werden, kann dies den Gegeneffekt haben, dass die Dinge schwieriger zu finden sind. Kategorien können sein: Mastercard, Kontoauszüge, Arztrechnungen für Scott, Quittungen für wohltätige Spenden und Gerätehandbücher. Es gibt keinen richtigen Weg, um Ihre Dateien anzuordnen. Tun Sie einfach das, was sinnvoll ist. Manche Leute sortieren ihre Dateien alphabetisch, andere gruppieren sie nach Kategorien und ziehen es vor, Haushaltskategorien getrennt von Finanz- und persönlichen Dateien aufzubewahren.

Verwaltung des Papierflusses

Machen Sie sich zum Ziel, Ihre Post jeden Tag zu öffnen. Ich verspreche Ihnen, es wird Ihnen später Zeit sparen. Recyceln Sie Zeitschriften und Kataloge, die Sie nicht sofort ansehen. Öffnen Sie Geldscheine und recyceln Sie den Umschlag zusammen mit allen überflüssigen Beilagen. Legen Sie die Papiere, die abgelegt werden müssen, in einen Behälter, der oben auf Ihrem Aktenschrank oder auf Ihrem Schreibtisch steht, und legen Sie die Rechnungen, die bezahlt werden müssen, neben Ihren Computer. (Jeder sollte so viele Rechnungen wie möglich online bezahlen, entweder per Bankeinzug oder über das Online-Portal Ihrer Bank. Wenn Sie die Online-Zahlung für wiederkehrende Rechnungen noch nicht eingerichtet haben, tun Sie es jetzt.)

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Nachdem die Rechnungen bezahlt wurden, legen Sie diese Papiere in den Ablagebehälter. Legen Sie dann alle paar Wochen die Papiere in die entsprechenden Ordner. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie etwas behalten müssen, denken Sie nicht zu lange darüber nach – gehen Sie auf Nummer sicher und bewahren Sie es ein Jahr lang auf.

Papiere wie zu zahlende Rechnungen oder aktuelle Quittungen für größere Einkäufe – alles, was eine Nachverfolgung erfordert – können in einer Akte oder einem Polyumschlag mit der Markierung „Ausstehend“ aufbewahrt werden.

Was soll man behalten

Häufig zögern Menschen mit Papierkram, weil sie sich nicht sicher sind, ob und wie lange sie etwas aufbewahren sollen. Hier sind einige allgemeine Regeln:

● Bewahren Sie alle Ihre Steuererklärungen und die Belege sieben Jahre lang auf. Jedes Jahr, aber das laufende Jahr, kann in einer beschrifteten Kunststoff-Aktenbox in einem Regal im Keller oder in einem Gästezimmerschrank aufbewahrt werden.

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● Kopien von Dingen wie Ihrem Testament, der Vorsorgevollmacht und Patientenverfügung, der Finanzvollmacht sowie Informationen zum Zugriff auf alle Ihre Konten sollten in einer tragbaren Plastikkiste aufbewahrt werden, die eindeutig beschriftet ist, damit die Leute kann es im Falle einer Tragödie leicht finden. Wenn Sie einige dieser Dokumente nicht haben oder in den letzten zehn Jahren nicht aktualisiert haben, sollten Sie sie priorisieren und vorhandene Dokumente bei Bedarf aktualisieren.

●Oft möchten die Benutzer Papierauszüge von Bank- und Kreditkartenabrechnungen ein Jahr lang aufbewahren, obwohl sie online auf diese Aufzeichnungen zugreifen können. Es ist völlig in Ordnung, Papierkopien in chronologischer Reihenfolge aufzubewahren. Schreddern Sie einfach das Vorjahr und beginnen Sie 2019 neu. Ich empfehle den Leuten, die monatlichen Anlageabrechnungen bis zum Jahresende aufzubewahren und ihre Jahresabschlüsse fünf Jahre lang aufzubewahren.

●Dinge wie Stromrechnungen müssen nicht aufbewahrt werden, nachdem die Zahlungen bei Ihrer Bank eingegangen sind. Spendenquittungen sollten bei der Spende bzw. beim Erhalt einer Spendenquittung ausgedruckt und mit den Steuerunterlagen des laufenden Jahres hinterlegt werden.

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Und vergiss nicht all die Papiere, die von der Schule nach Hause kommen. Schulzeugnisse, die für die Arbeit Ihres Kindes repräsentativ sind, können in einer mit dem Namen und der Note des Kindes gekennzeichneten Akte aufbewahrt werden. Am Ende des Jahres die Akte aussortieren und das Beste vom Besten behalten.

Es ist zwar eine Herausforderung, den Papierfluss zu verwalten, der in Ihr Zuhause kommt, aber das Festlegen bestimmter Orte für Dinge und das Sortieren des Papiers jede Woche wird Sie davon abhalten, im Laufe der Zeit viel größere Papiersortieraufgaben zu erledigen.

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