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Die meisten Arbeiter hassen Meetings. So stellen Sie sicher, dass Ihre Produkte produktiv sind.

(iStock)

VonAngela Haupt 20. August 2021 um 8:00 Uhr EDT VonAngela Haupt 20. August 2021 um 8:00 Uhr EDT

An Meetings teilzunehmen bedeutet, die meisten von ihnen zu ärgern. Diejenigen, die zu lange laufen und per E-Mail hätten bearbeitet werden können. Diejenigen, die von technologischen Pannen überschattet wurden. Die von diesem großmäuligen Kollegen dominiert werden, der über alle anderen redet. Und diejenigen, die Ihren Terminkalender so weit füllen, dass Sie keine Zeit haben, um tatsächlich zu arbeiten.

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Meetings sind die größten Einzelkosten, die in der Bilanz eines Unternehmens nicht bewertet und diskutiert werden, sagte Steven Rogelberg , Kanzlerprofessor an der University of North Carolina in Charlotte und Autor von Die überraschende Wissenschaft der Meetings .

Schlecht geführte Meetings verschwenden die Zeit der Teilnehmer und führen zu sofortiger Frustration, sagte Rogelberg. Wenn wir ein schlechtes Meeting haben, bleibt es bei uns und wir grübeln und es wirkt sich negativ auf unsere Produktivität aus. Außerdem, sagte er, haben Mitarbeiter, die ständig schlechten Besprechungen ausgesetzt sind, insgesamt ein geringeres Engagement und kündigen manchmal.

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Die Coronavirus-Pandemie, bei der viele Mitarbeiter auf Remote-Arbeit umgestellt haben, hat die Anzahl der Arbeiterversammlungen pro Tag erhöht. nach Harvard Business School . Und viele Mitarbeiter haben sich über Zoom-Müdigkeit oder Erschöpfung durch Videoanrufe beschwert.

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Aber selbst in den besten Zeiten können Meetings eine seltsame Dynamik erzeugen: Wenn wir an einem Treffen teilnehmen, geben wir unsere persönliche Macht und Entscheidungsfreiheit auf und geben sie dem Leiter des Treffens, sagte Rogelberg. Und das ist eine große Sache, jemand anderem buchstäblich Handlungsspielraum zu geben.

Wenn Sie derjenige mit dieser Agentur sind, gibt es Möglichkeiten, Meetings weniger anstrengend und effizienter zu gestalten. Hier sind Tipps für bessere Meetings, ob persönlich oder virtuell:

Nehmen Sie eine Stewardship-Mentalität an. Als Verwalter des Meetings ist es Ihre Aufgabe, es nach besten Kräften zu moderieren – dazu gehört auch, wie Sie sich darauf vorbereiten, wie Sie Menschen während des Meetings managen und wie Sie es abschließen.

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Überlegen Sie, wie Sie ein Meeting mit jemandem, den Sie beeindrucken möchten, vorbereiten und durchführen könnten, z. B. ein wichtiger Kunde oder der CEO Ihres Unternehmens. Wie Rogelberg es ausdrückt: Wir würden nie wollen, dass diese Leute unsere Meetings verlassen und sagen, das sei Zeitverschwendung, oder? Aber wir neigen dazu, diese Disziplin, Absicht und Nachdenklichkeit beiseite zu legen, wenn wir uns mit unserem Team oder unseren Kollegen treffen.

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Erstellen und verteilen Sie vor dem Meeting eine detaillierte Agenda. Zu den typischen Tagesordnungspunkten gehören die Verfolgung und Nachverfolgung von Zielen und Projekten; Probleme lösen; und Diskussion komplexer Themen, sagte Paul Axtell , ein Unternehmenstrainer und Autor von Besprechungen . Sie sollten nur etwas auf die Tagesordnung setzen, zu dem Sie den Input der Gruppe brauchen, fügte er hinzu. Und stellen Sie sicher, dass die Anzahl der Artikel für die Zeit, die Sie zur Verfügung haben, angemessen ist. Andernfalls könnte das Meeting lange dauern, was eine der größten Beschwerden der Meeting-Teilnehmer ist.

Rogelberg schlägt vor, die Tagesordnung in Form von Fragen zu gliedern. Sie wissen, ob das Meeting erfolgreich war, da alle Fragen beantwortet wurden. Und wenn Ihnen keine Fragen einfallen, die Sie auf die Tagesordnung setzen könnten? Einfache Lösung: Überspringen Sie das Meeting.

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Kontrolliere die Diskussion . Es ist Ihre Aufgabe, das Gespräch zu lenken und einzuwerfen, wenn es aus der Bahn gerät, sagte Axtell. Sie müssen auch sicherstellen, dass jeder die Möglichkeit hat, sich zu äußern. Wenn jemand einem anderen Teilnehmer wiederholt das Wort abschneidet, schlägt Axtell vor, zu sagen: Macht es Ihnen etwas aus, wenn ich Sie nur kurz zurückhalte? Ich möchte sichergehen, dass Janine fertig ist, was sie hat, und dann komme ich zu dir zurück.

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Laden Sie nicht zu viel ein. Es ist am besten, Meetings klein zu halten – etwa sechs Personen, sagte Rogelberg. Je größer die Gruppe, desto wahrscheinlicher wird etwas schief gehen und jeder Teilnehmer hat weniger Gelegenheit, sich einzubringen. Ein Tipp für diese virtuelle Ära: Zeichnen Sie Ihr Meeting auf Zoom auf und stellen Sie es dann für nicht unbedingt erforderliche Teilnehmer zu einem geeigneten Zeitpunkt zur Verfügung.

Halten Sie Besprechungen kurz, insbesondere wenn sie virtuell sind. Wir alle haben heutzutage eine kürzere Aufmerksamkeitsspanne, also tun Sie Ihr Bestes, um die Besprechungsdauer zu reduzieren, sagte Rogelberg. Nur 15 oder 20 Minuten einzuplanen, kann genauso effektiv sein wie eine volle Stunde zu reservieren: Wenn man Besprechungszeiten zurückwählt, entsteht tendenziell ein positiver Druck, sagte er. Das führt zu mehr Konzentration.

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Denken Sie daran, dass die Teilnehmer wahrscheinlich direkt nach Ihrem ein weiteres Meeting haben, sagte Erica Keswin , ein Arbeitsplatzstratege und Autor von Rituals Roadmap: Der menschliche Weg, alltägliche Routinen in Magie am Arbeitsplatz zu verwandeln . Wenn Sie beispielsweise ein Meeting von 10 bis 11 Uhr planen, wie soll jemand Zeit haben, sich zwischen diesem und dem nächsten Meeting eine Minute Zeit zum Durchatmen oder Aufstehen zu nehmen? Zu einem weniger typischen Zeitpunkt zu enden, wie etwa 10:45 Uhr, ist eine einfache Möglichkeit, Respekt vor den vollen Terminkalendern Ihrer Kollegen zu zeigen, sagte sie.

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Virtuelle Meetings frühzeitig öffnen. Menschen sehnen sich nach Verbindung, besonders wenn sie von verschiedenen Orten aus arbeiten. Axtell öffnet Besprechungsräume immer 10 bis 15 Minuten früher, damit Sie Hallo sagen und mit Leuten chatten können. Es ist eine großartige Möglichkeit, die Verbindung und Bindung zu Ihrem Team zu fördern. Außerdem verhindert es, dass gelegentliches Geplänkel die Besprechungszeit verschlingt.

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Legen Sie die Regeln zu Beginn fest. Stellen Sie zu Beginn eines Meetings sicher, dass sich alle über die Erwartungen einig sind. Teilen Sie den Teilnehmern beispielsweise mit, ob Sie die Teilnehmer anrufen, damit sie nicht überrascht werden. Oder Sie könnten sie bitten, ihre Geräte wegzuräumen und keine andere Arbeit zu erledigen.

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Es ist auch eine gute Idee, sich mit dem Umgang mit Fragen zu befassen. Sie bis zum Ende zu speichern, funktioniert selten gut, sagte Axtell, weil Sie den Kontext verloren haben. Ermutigen Sie die Leute in einem virtuellen Meeting, ihre Fragen in die Chat-Funktion der Plattform einzugeben und einen Teilnehmer zu benennen, der sie überwacht und Sie benachrichtigt. Auf diese Weise können Sie das Meeting weiter moderieren, ohne den Chat abgelenkt zu verfolgen.

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Teilen Sie große Meetings in kleinere auf. Wenn Sie ein großes Meeting veranstalten müssen, können Sie das Engagement steigern, indem Sie die Breakout-Room-Funktion Ihrer virtuellen Plattform verwenden (oder, wenn Sie im Büro sind, Untergruppen in separate Konferenzräume senden). Weisen Sie jeder Untergruppe eine Aufgabe zu, die beispielsweise 15 Minuten lang diskutiert werden soll, und rufen Sie dann die größere Gruppe erneut zusammen. Es bereitet die Pumpe vor, sagte Rogelberg. Wenn die Leute zurückkommen, gibt es in der Regel viel mehr Kommunikation.

Melden Sie sich bei Ihren Kollegen. In den frühen Tagen der Pandemie lag der Schwerpunkt darauf, sich gegenseitig zu überprüfen und sicherzustellen, dass alle gut zurechtkommen. Das ist immer noch wichtig, sagte Keswin. Ein Vorschlag: Lassen Sie in den ersten Minuten eines Meetings alle herumgehen und ein Adjektiv teilen, das beschreibt, wie sie heute auftauchen. Eine Kollegin sagt vielleicht, sie sei erschöpft oder überfordert oder vollkommen zufrieden. Die Übung ist sehr inklusiv, sagte Keswin und hilft den Teammitgliedern, sich verbunden zu fühlen. Wenn Sie ein Manager sind, kann es außerdem angeben, mit wem Sie später persönlich einchecken müssen.

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Beachten Sie die Fallstricke eines hybriden Arbeitsplatzes. In dieser neuen Ära der Arbeit bleiben einige Teammitglieder aus der Ferne und wählen sich in Besprechungen ein, während andere persönlich teilnehmen. Es ist wichtig, dass sich alle einbezogen fühlen, sagte Keswin. Sie hat von Mitarbeitern gehört, die in Meetings einberufen, nur um festzustellen, dass ihre Kollegen bereits so chatten, dass sie sich wie Außenseiter fühlen. Es besteht die Gefahr, dass sich Remote-Mitarbeiter wie Bürger zweiter Klasse fühlen, sagte Keswin. Sie schlug vor, dass, um die Situation zu demokratisieren, vielleicht jede Person im Büro von ihrem Schreibtisch aus anrufen könnte, anstatt vom selben Konferenzraum aus beizutreten.

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Beenden Sie das Meeting gut. Wenn nur noch wenige Minuten übrig sind, beginnen Sie mit dem Einpacken. Axtell schlägt vor zu fragen: Gibt es noch etwas, das jemand hinzufügen möchte? Geht es allen gut, wo wir sind?

Rogelberg sagte, ein guter Abschluss sei eine Gelegenheit, die Diskussionen der Gruppe zusammenzufassen und die verantwortlichen Personen für jede Aufgabe zu identifizieren. Ein gutes Ende eines Meetings nimmt diese Investition, die alle gerade getätigt haben, und sagt: 'Es war eine gute, denn hier sind wir und so haben wir den Ball vorangebracht', sagte er. Die Leute verlassen Ihr Meeting mit dem Wissen, was erreicht wurde.

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Sammeln Sie Feedback. Dies ist der sicherste Weg, um Ihre Meetings zu verbessern, sagte Rogelberg: Es ist in vielerlei Hinsicht wirklich der ultimative Akt der Stewardship. Wenn Sie regelmäßige Meetings mit derselben Personengruppe abhalten, verteilen Sie regelmäßig eine Umfrage, die die Teilnehmer anonym ausfüllen können. Bitten Sie Ihr Team, anzugeben, was gut und was nicht funktioniert, und Ideen für Verbesserungen auszutauschen. Als Besprechungsleiter versuchen Sie, positive Gespräche rund um Besprechungen zu führen, sagte er. Im Moment sind die einzigen Gespräche, die wir führen, eher mörderisch. Ich möchte das ändern und konstruktive Gespräche rund um Meetings normativer gestalten.

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Angela Haupt ist freie Autorin und Redakteurin. Folgen Sie ihr auf Twitter @angelahaupt.

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