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SCHNELL, NEHMEN SIE DIESES MEMO

„Ich liebe es, Schriftsteller zu sein“, witzelte der Schriftsteller Peter DeVries. 'Was ich nicht ertragen kann, ist der Papierkram.'

Verbrennt Cardio Bauchfett?

Wenn es um das Schreiben von Memos geht, würden die meisten Geschäftsleute zustimmen. Immer mehr Beweise zeigen, dass Memos klein sein mögen, aber sie bereiten jedem, von der Sekretärin bis zum Vorstandsvorsitzenden, große Kopfschmerzen. Sie sind schwer, schnell und klar zu schreiben, sind wie „Krieg und Frieden“ zu lesen, erfordern Miss Marple, dass sie es herausfinden, und können, wenn sie im falschen Tonfall geschrieben werden, die nettesten Leute herzlos klingen lassen.

Als ob das nicht genug wäre, sind Memos erstaunlich teuer. Das Magazin Science 82 berichtete, dass ineffektives Schreiben von Geschäften – wobei Memos die häufigste Form sind – die amerikanischen Unternehmen jährlich schätzungsweise 1 Milliarde US-Dollar kostet. Joy Van Skiver, Präsidentin von The Writing Exchange in Stanhope, N.J. (Unternehmen wie Dun & Bradstreet Corp. und Chemical Bank zählen zu ihren Kunden), schätzt, dass die Rechnung für das Schreiben eines durchschnittlichen Memos etwa 25 US-Dollar beträgt. Die Unternehmensberaterin Dianna Booher aus Houston, Autorin von Cutting Paperwork in the Corporate Culture, befragte fast 800 Geschäftsleute, die sagten, dass das Schreiben von Memos und anderen Dokumenten jedes Jahr 21 bis 38 Prozent ihrer Zeit in Anspruch nimmt.

Sowohl im Büro als auch unterwegs wird Ihre Persönlichkeit oft daran gemessen, wie Sie schreiben. Durcheinandergebrachte Memos können Sie im beruflichen Aufstieg teuer zu stehen kommen. Kommunikationsfähigkeiten haben für die Unternehmensführung oberste Priorität – oft wichtiger als Finanz-, Marketing- und technisches Know-how. Um weiterhin Gehaltserhöhungen und Beförderungen zu erhalten, sagen Experten wie Van Skiver und Booher, dass Sie buchstäblich Ihr eigenes Ticket schreiben müssen. Hier ist wie:

Was ist ein Memo? Was es nicht ist, ist ein Schulaufsatz. Ein Memo ist ein schriftliches Dokument, das im Unternehmen verbleibt; wenn es nach draußen geht, ist es ein Brief. Ein Memo ist auch kurz. Die meisten Experten sagen, dass zwei Seiten oben sein sollten – danach wird aus einem Memo ein Bericht. Wenn Sie auch nur ein zweiseitiges Memo auf zwei Absätze reduzieren können, die nur eine halbe Seite einnehmen und dennoch die gleichen Fakten vermitteln, erhalten Sie ein A+ in Business. Ebenso wichtig ist, dass Memos geschrieben werden, um jemanden dazu zu bringen, etwas zu tun oder zu verstehen – sei es, um Geld auszugeben, eine Frist einzuhalten, konstruktiv zu kritisieren oder Ja oder Nein zu sagen.

Persönlich werden. Verwenden Sie Wörter wie ich, du und wir. Es ist viel menschlicher zu sagen 'Ich möchte, dass du das tust'. Um aktiv zu werden, schreibe im Aktiv, nicht im Passiv.

Seien Sie gesprächig. Schreiben Sie so, wie Sie sprechen. „Verwenden Sie Kontraktionen“, sagt Holly Church, eine Unternehmensberaterin, die Fortune-500-Führungskräfte ausbildet. 'Sie sagen wahrscheinlich öfter 'Ich bin glücklich' als 'Ich bin glücklich'. ' Übrigens können Sie einen Satz mit einer Präposition beenden.

Nicht angeben. Vermeiden Sie wissenschaftliche Wörter, Fachjargon und schlichtes Kauderwelsch wie „gemäß Ihrer Anfrage“, wenn Sie einfach „Das ist, was Sie wollten“ meinen. Oder wie wäre es damit: 'F&E will Ihren Input, weil zeitliche Überlegungen im Vordergrund stehen.' Übersetzung: 'Unsere Forscher brauchen heute Ihre Antwort.' Albert Joseph, Präsident des International Writing Institute in Cleveland (das zuletzt mehr als 44.000 Mitarbeiter auf Führungsebene bei AT&T und den Telefongesellschaften, die früher zu AT&T gehörten, ausgebildet hatte): 'Leute, die wissenschaftliche Sprache verwenden, machen eine Aussage zwischen Memozeilen' : 'Meine Arbeit ist so kompliziert, dass sie kein Normalsterblicher verstehen kann.' “ Das Problem sei, sagt er, dass sie oft recht haben, selbst wenn der Normalsterbliche der Boss ist. Was geschieht? Das Memo wird auf einen 'Ich-ich-daher-später'-Stapel gelegt, der normalerweise im Papierkorb abgelegt wird.

Vermeiden Sie „erstickte“ Wörter. Van Skiver erklärt, dass dies einfache Wurzelwörter mit ausgefallenen Endungen sind, die angehängt werden, um sie aufzublähen. Favoriten sind „tion“, „ance“, „ent“, „ment“, „ize“ und „ility“. Zum Beispiel: 'Die Fortführung unserer Incentive-Vergabe hängt von der Priorisierung der Unternehmensziele durch die Mitarbeiter ab.' Frei übersetzt: 'Ob Anreize weiterhin gewährt werden oder nicht, hängt davon ab, ob die Mitarbeiter den Unternehmenszielen höchste Priorität einräumen.' Aber auch das ist nicht so heiß. Ein erfahrener Memo-Autor würde einfach sagen: 'Wenn Sie weiterhin Anreize erhalten möchten, erreichen Sie die Unternehmensziele.'

„Die Verwendung von Wurzelwörtern macht eine stärkere Aussage“, sagt Van Skiver. 'Sie halten nicht nur die Botschaft klar, sondern mit kurzen, einfachen Sätzen verschwinden auch grammatikalische Fehler.'

Wenn Sie sich nicht sicher sind, überprüfen Sie. „Wenn das Memo einen Fehler enthält, liegt es wahrscheinlich an Namen, Daten oder Zahlen“, warnt Booher, und solche Fehler können Sie teuer zu stehen kommen. Einer von Boohers Kunden, eine Ölgesellschaft, hatte eine Explosion an einer Bohrstelle; zwei Angestellte wurden getötet und ihre Familien verklagten die Firma. Ein Spezialist vor Ort sagte, das Unternehmen sei nicht schuld. Aber als der Spezialist den Vorfall auf Papier schilderte, verstand er das Datum falsch. Dies ließ Zweifel an seiner Glaubwürdigkeit in Bezug auf alles, was er sagte, als Zeuge erlebt zu haben, aufkommen, und das Ergebnis war, dass das Unternehmen außergerichtlich beigelegt wurde.

Seien Sie nicht banal. Ein abgedroschener Ausdruck, den Booher regelmäßig sieht, ist: 'Es tut uns leid, dass Ihnen dadurch Unannehmlichkeiten entstanden sind.' 'Es schickt die Leute einfach die Wand hoch', sagt sie. 'Nichts könnte unaufrichtiger sein.'

'Bitte zögern Sie nicht anzurufen' ist ein weiterer Satz, der keine Ergebnisse bringt und die Leute abschreckt. Ein aufrichtigeres Ende ist: „Wenn Sie Hilfe brauchen, bin ich für Sie da. Ruf mich an.'

Die meisten Leute, die sich für Business-Writing-Kurse einschreiben, sind mittlere Manager, und eine große Beschwerde ist, dass sie viele Memos schreiben müssen, was Geschwindigkeit unerlässlich macht. So bekommen Sie Ihre Gedanken klar – und zwar schnell:

Visualisiere den Leser. Memos werden normalerweise aus der Sicht des Autors geschrieben, nicht aus der des Lesers. Der Leser muss jedoch normalerweise etwas tun, wenn er ein Memo erhält, und da er kein Hellseher ist, ist er sich oft nicht sicher, was es ist. Verwirrung entsteht, wenn Sie davon ausgehen, dass der Empfänger die gleichen Details wie Sie bezüglich des Memos kennt. Experten schlagen vor, dass Sie so tun, als würden Sie ein persönliches Gespräch oder ein Telefongespräch mit dem Memoempfänger führen.

Machen Sie die untere Zeile zur obersten Zeile. Memos beginnen oft mit einer Problembeschreibung, besprechen dann, warum das Problem besteht, schlagen eine Vorgehensweise vor und enden mit etwas Wischiwaschi wie „Ich möchte bald von Ihnen hören“. Die Aktion, die der Leser ausführen soll, sollte in der ersten Zeile (oder zumindest im ersten Absatz) buchstabiert werden.

Geben Sie nicht zu viele Warums an. Wenn es notwendig ist, zu erklären, warum etwas getan werden soll, übertreiben Sie es nicht. Ein Experte warnt davor, dass ein Leser wahrscheinlich nicht mehr als sechs oder sieben Gründe auf einmal aufnehmen kann. Wenn Sie weitere Gründe angeben müssen, legen Sie sie auf ein separates Blatt Papier und heften Sie die Blätter zusammen. Auf diese Weise geht die grundlegende Memo-Nachricht nicht in einem Meer von Details verloren.

Halte die Absätze kurz. Begrenzen Sie jeden Absatz auf fünf Zeilen oder weniger. Setzen Sie jeden Grund in einen separaten Absatz, anstatt sie in einem abschreckenden 20-Zeilen-Block zusammenzufassen.

Schließen Sie mit einem Call-to-Action. Viele Memos schließen mit nichts ab und lassen den Leser hängen. Wenn Sie bis Freitag um 15 Uhr eine Antwort wünschen, sagen Sie dies.

Kein Memo wird in einem Vakuum geschrieben. Manchmal erfordern besondere Umstände spezielle Techniken, um Ergebnisse zu erzielen:

Skepsis. Wenn Sie beispielsweise möchten, dass ein Vorgesetzter Geld ausgibt, ist Skepsis eine vorhersehbare Reaktion. Während der Anfang und das Ende eines Memos die am besten in Erinnerung bleibenden Teile sind, kann in diesem Fall die Mitte – Ihre Gründe – Sie ausmachen oder brechen. Stellen Sie sicher, dass sie ins Schwarze treffen.

Ansichten von Minderheiten. Sie sind in einer Besprechung. Fünf Führungskräfte wollen X machen. Sie wollen Y. Um zu versuchen, die Meinung der anderen zu ändern, ist es am besten, das Memo unpersönlich zu halten und Expertenmeinungen, Fakten und Zahlen zu zitieren, um Ihren Fall zu untermauern. In dieser Situation machen die vernichtenden Worte „Ich denke“ die Sache eher zu einem Persönlichkeitskonflikt als zu einer sachlichen, beruflichen Meinungsverschiedenheit.

Niedrige Priorität. Die Aktion, zu der Ihr Memo den Empfänger auffordert, ist nicht dringend, aber Sie möchten, dass sie ausgeführt wird. In diesem Fall sind Sie eher geneigt, zeitnahe Ergebnisse zu erzielen, indem Sie eine bestimmte Frist im Voraus festlegen, egal wie kurz das Memo ist.

Keine Energie. Sie mögen der Chef sein, aber Sie bitten Ihre Mitarbeiter, am jährlichen Blutspendeprogramm des Unternehmens teilzunehmen. Sie können keinen Mitarbeiter zur Teilnahme anweisen. In Ihrem Memo, anstatt zuerst die Aktion anzufordern, ebnen Sie den Weg dafür, indem Sie die Gründe dafür angeben – dann bitten Sie um Hilfe. Da die Anfrage freiwillig ist, erleichtern Sie dem Leser die Beantwortung, indem Sie eine Unterschriftszeile am Ende des Memos oder einen frankierten, adressierten Umschlag einfügen.

Entschuldigung. Die Leute entschuldigen sich entweder für etwas Kleineres und wirken unaufrichtig oder entschuldigen sich nicht genug für etwas Wichtiges, mit dem gleichen Ergebnis. Wenn Sie jemandem Unannehmlichkeiten bereitet haben, möchte eine Person wissen, dass Sie vollständig verstehen, wie verärgert sie war. Sei präzise.

Nein sagen. Hier müssen Sie den Memoempfänger kennen. Wenn sie selbstbewusst ist und sich nicht leicht entmutigen lässt, sage ihr im Voraus nein und erkläre dann deine Gründe. Wenn sie eine Ablehnung nicht gut verträgt, beginne damit, deine Gründe zu nennen und baue dann auf, Nein zu sagen.

Auf den Rücken klopfen. Gratulations- und Belobigungsnotizen sind oft in zweierlei Hinsicht falsch. Einer ist, dass sie nicht spezifisch genug sind. 'Die Leute wissen gerne, dass Sie wirklich schätzen, was sie getan haben, um eine Belobigung zu verdienen.' Lassen Sie die Person wissen, dass Sie wissen, was ihr Beitrag war. Der zweite Fehler besteht darin, Glückwünsche und Geschäft in einem Memo zu kombinieren. Zum Beispiel: „Alison, du hast einen tollen Job gemacht. Vergiss nicht, dass du diesen Freitag noch eine Deadline hast.“ Der Klaps auf den Rücken geht verloren und lässt den Leser denken, es sei nur eine Entschuldigung, um sie an die bevorstehende Frist zu erinnern.

Unnötige Memos. Es gibt zwei gute Zeiten, um nicht nach einem Bleistift zu greifen. Eine besteht darin, sich selbst zu decken, indem Sie einem Vorgesetzten ein Memo senden, in dem Sie erneut angeben, worum Sie gebeten wurden. Das andere ist einfach Aufmerksamkeit zu erregen. In beiden Fällen hat das Memo keinen wirklichen Zweck, aber es vermittelt eine nicht ganz so subtile Botschaft: Sie sind unsicher.