logo

Sind Sie Team Paper oder Team Digital, wenn es um Rechnungen und Quittungen geht?

(iStock)

VonLaura täglich 17. Dezember 2019 VonLaura täglich 17. Dezember 2019

Wie viele bald leere Nester haben Vered DeLeeuw und ihr Mann über eine Verkleinerung nachgedacht. Als sie ihre Garage begutachtete, bemerkte DeLeeuw Schachteln mit Dokumenten, Gehaltsabrechnungen, Rechnungen, Kreditkartenabrechnungen – im Wert von 20 Jahren – und erkannte die harte Wahrheit: Sie war eine Ratte aus Papier.

9 Hauswartungsaufgaben für deine To-Do-Liste im NovemberPfeilRechts

Mit einem Aktenvernichter brauchte sie zwei Monate, um alles zu entsorgen. Das will ich in 20 Jahren nicht noch einmal machen, sagt sie. Deshalb denke ich, wenn ein Unternehmen fragt, ob ich papierlos arbeiten oder eine Quittung per E-Mail erhalten möchte: 'Warum nicht?'

Es gab eine Zeit, in der Ihre einzige Entscheidung zur Kasse Papier- oder Plastiktüten war. Die Frage ist nun Papier- oder digitale Quittung? Wir müssen uns entscheiden, ob wir alle Belege, die wir für Steuerzwecke, Garantien, Versicherungsleistungen, Einsenderabatte und mehr benötigen, in Papier- oder virtuellen Aktenordnern sammeln wollen. Und wir müssen bei Rechnungen und allen Arten von Abrechnungen – Kreditkarte, Bank, Kapitalanlage und Versicherung – sowie bei Krankenakten die gleiche Wahl treffen.

Die Werbegeschichte wird unter der Werbung fortgesetzt

Die Welt verwandelt sich in eine Erwartungshaltung von Bequemlichkeit, was ich ‚B-To-Me‘ (Business to Me) nenne. Dank der Technologie können wir nicht nur über unsere Smartphones Bankgeschäfte tätigen, sondern auch Rechnungen und Quittungen digital empfangen, sagt Alice Frazier, Präsidentin und CEO der Bank of Charles Town in West Virginia.

Neun Tricks, um das Beste aus Online-Gutscheincodes herauszuholen

Digitale Rechnungen, Kontoauszüge und Quittungen reduzieren die Bearbeitungs- und Verarbeitungskosten für Unternehmen. Für den Kunden sparen digitale Belege Platz und ermöglichen ein schnelles Nachschlagen. Und insgesamt sind digitale Rechnungen, Kontoauszüge und Quittungen umweltfreundlicher, weil sie weniger Geld verschwenden und keine physische Lieferung erfordern. Die Verwendung von Papierbelegen verbraucht mehr als 3 Millionen Bäume, 9 Milliarden Gallonen Wasser und erzeugt mehr als 4 Milliarden Pfund Kohlendioxid und 302 Millionen Pfund feste Abfälle während der Produktion, so die Bericht 2019 von Green America , eine gemeinnützige Gruppe, die sich auf Umweltfragen im Zusammenhang mit Konsumverhalten konzentriert.

Roberto Castaneda, Programmdirektor des Online-Masters in Finance an der Walden University, sagt: Auf dem Weg in eine digitale Welt werden immer mehr Einzelhändler, Arztpraxen, Unternehmen und eine Vielzahl von Veranstaltungsorten die Vorteile der digitalen Verarbeitung von Transaktionen nutzen.

Die Werbegeschichte wird unter der Werbung fortgesetzt

Trotzdem sind viele von uns mit Papier aufgewachsen, und es ist schwer, loszulassen. Wer Papier mag, sollte sich nicht verprügeln, sagt Eileen Roth, Co-Autorin von Organisieren für Dummies . Bei monatlich wechselnden Rechnungen, wie Kreditkarten, mag ich die Papierversion, die mit meinen Papierquittungen aus dem Geschäft übereinstimmt. Ich könnte eine digitale Rechnung drucken, aber warum möchte ich meine Tinte, meinen Computerplatz und meine Zeit aufwenden, wenn das Unternehmen mir die Rechnung kostenlos zusendet?

Egal, ob Sie Papier oder digital bevorzugen, Sie benötigen ein funktionierendes Organisationssystem, insbesondere für Belege. Andernfalls riskieren Sie, Ihren unorganisierten, mit Belegen gefüllten Schuhkarton in einen digitalen zu verwandeln. Hier ist ein Blick auf beide Optionen.

Teampapier

Vorteile:

Wann sollte man Nahrungsergänzungsmittel einnehmen?
Die Geschichte geht unter der Werbung weiter

●Vermittelt ein Gefühl der Sicherheit, da der Prozess schon seit langer Zeit besteht.

●Präzise Papierspur an Ihren Fingerspitzen.

Werbung

●Kein Computer oder Smartphone erforderlich.

●Gedruckte Rechnung ist eine Erinnerung, wenn Rechnungen fällig sind.

● Sie sehen es sich eher an.

Nachteile:

● Platz einnehmen.

●Kann das Auffinden einer bestimmten Quittung erschweren.

●Der Empfang kann sich mit der Zeit verschlechtern.

●Nicht umweltfreundlich.

●Langsamere Reaktionszeit zwischen Zahlung und Empfangsbestätigung.

● Könnte in der Post verloren gehen.

Tipps zum Umgang mit Papierbelegen, Rechnungen, Kontoauszügen:

Roth schlägt einen zweigleisigen Ansatz vor: einen für Rechnungen und Kontoauszüge (Bank, Brokerage, Kreditkarte) und einen für Quittungen. Beschriften Sie einen großen Plastikordner To Pay, in dem alle eingehenden Rechnungen sortiert werden. Öffnen Sie diese Datei einmal pro Woche. Markieren Sie jede Rechnung mit dem Zahlungsdatum. Sortieren Sie bezahlte Rechnungen in Papierordner, die nach Kategorien gekennzeichnet sind, wie z. B. Versorgungsunternehmen, Versicherungen, Medizin, Spenden und Garantien. Legen Sie die Anweisungen in entsprechend gekennzeichneten Ordnern zum späteren Nachschlagen ab.

Die Werbegeschichte wird unter der Werbung fortgesetzt

Kaufen Sie für Ihre Quittungen einen 12-Monats-Scheckdateiordner. Hier speichern Sie vorübergehend alle Ihre kleinen Papierbelege. Sortieren nach Kategorien wie Lebensmittel, Restaurants, Büro, Benzin, Baumärkte, Hobby/Handwerk. Jeden Monat, wenn Ihre Kreditkartenabrechnung eintrifft, gleichen Sie die Quittungen mit Ihrer Abrechnung ab. Nach dem Abgleich können Sie Lebensmittel-, Restaurant-, Autowasch-, Benzin- und ähnliche Quittungen aufschlagen. Ziehen Sie einen eventuellen Garantiebeleg heraus und legen Sie ihn in den entsprechenden Ordner. Heften Sie die restlichen Belege an Ihre Kreditkartenabrechnung. Schreddern oder vernichten Sie die Abrechnung und die beigefügten Quittungen nach einem Jahr.

Sie können Garantien wegwerfen, wenn Sie das Produkt nicht mehr haben oder die Garantie abläuft. Bewahren Sie Kontoauszüge ein Jahr lang auf, bis Sie Ihre Steuern einreichen. Aber wenn man keine Abschreibungen hat, so Roth, braucht man sie nach dem Bilanzausgleich auch nicht länger als zwei Monate aufzubewahren.

Castaneda empfiehlt, Anlage- und Maklerabrechnungen bis sechs Jahre nach dem Verkauf Ihrer Aktien oder Anleihen aufzubewahren. Bewahren Sie die Belege für den Kauf Ihres Eigenheims und die Umbaukosten mindestens sechs Jahre nach dem Verkauf Ihres Eigenheims und der Einreichung Ihrer Steuern auf.

Die Werbegeschichte wird unter der Werbung fortgesetzt

Obwohl Castaneda digitale Aufzeichnungen bevorzugt, druckt und speichert er Steuererklärungsdokumente in einem großen Umschlag mit der Aufschrift Steuererklärung und Jahr. Viele Organisationen stellen digitale Kopien von Steuerdokumenten wie W-2s, Makler- und Hypothekenauszügen sowie Immobiliensteuern zur Verfügung, die ich auch ausdrucke und in meiner Steuererklärungsdatei speichere, sagt er. Wenn Sie Steuerdokumente in einem Ordner aufbewahren, müssen Sie sie später nicht mehr zusammensuchen, wenn der IRS anruft.

Team Digital

Vorteile:

●Reduziert Unordnung.

●Beseitigt die Notwendigkeit des Schredderns.

●Umweltfreundlich.

● Von Ihrem Computer aus durchsuchbar

●Kann Quittungen in mehreren Kategorien ablegen und speichern.

● Kann bestätigen, dass Ihre Zahlung ordnungsgemäß übermittelt wurde und pünktlich eingegangen ist.

Die Geschichte geht unter der Werbung weiter

●Zugriff von überall.

Nachteile:

● Eine Rechnungszahlung ist leichter zu übersehen oder zu verpassen.

●Erfordert allgemeine technische Kenntnisse.

● Zum Anzeigen ist häufig die Anmeldung bei einer Website erforderlich.

Werbung

●Erfordert möglicherweise einen Scanner, um Belege zu digitalisieren.

●Gefährdet, dass jemand Ihre Daten kompromittiert.

● Könnte bei einem Computerabsturz Daten verlieren, es sei denn, Sie speichern Ihre Daten in der Cloud.

● Erfordert möglicherweise einen Online-Speicherdienst oder eine externe Festplatte, die groß genug ist, um Ihre Daten zu speichern.

Tipps zum Umgang mit digitalen Quittungen, Rechnungen:

Robert Berger, stellvertretender Herausgeber von Forbes Money Advisor und Autor von Vor Mama und Papa in den Ruhestand gehen, dachte, die Umstellung von Papier auf Digital wäre so einfach wie der Kauf eines Scanners, um seine Quittungen und Rechnungen zu digitalisieren, jedem einen eindeutigen Namen zu geben und sie dann alle in einen Online-Ordner zu legen. Weil ich mein Haus verkaufte und in ein neues einzog, konzentrierte ich mich sehr darauf, aufzuräumen und eine funktionierende Organisationsmethode zu finden, sagt er. Was in der Theorie gut klang, hat sich nicht bewährt. Mein Papierchaos wurde zu einem digitalen Chaos, sagt er.

Die Werbegeschichte wird unter der Werbung fortgesetzt

Seine Lösung: Erstellen Sie ein Online-Ablagesystem mit Dropbox zur Speicherung und mehreren Google-Dokumenten, die nach Themen wie Haus oder Medizin geordnet sind. Rechnungen, Quittungen für große Einkäufe und Rechnungen, die als Anhänge statt in einer E-Mail eingebettet sind, werden gescannt und in ein PDF umgewandelt, ebenso wie alle wichtigen Papierbelege wie seine Hausinspektion und Urkunde. Entweder wird die E-Mail oder das PDF in Dropbox gespeichert. Für jeden wird ein Link kopiert und in das entsprechende Google-Dokument eingefügt.

Ich kann jeden Serviceeinsatz für Reparaturen zu Hause sehen, indem ich mir ein Masterdokument ansehe. Wenn ich die Quittung benötige, ist es nur einen Klick entfernt, sagt Berger, der hinzufügt, dass Sie sogar Ihr Master-Dokument mit eingebetteten Links zu Quittungen und Auszügen an Ihren Buchhalter in der Steuersaison weitergeben können. Sie müssen keine Kreditkartenabrechnungen oder ähnliche Dokumente senden, es sei denn, Ihr Steuerberater verlangt dies.

Für diejenigen, die das, was Frazier als virtuelles Archiv bezeichnet, bevorzugen, sollten Sie Kontoauszüge und/oder Investitionsberichte in Ihren Online-Speicher herunterladen. Kategorisieren Sie sie in beschriftete Ordner wie Renten- oder Visa-Karte. Eine andere Möglichkeit besteht darin, ein kostenloses Online-Finanzmanagement-Tool zu verwenden – zum Beispiel Mint, das sich automatisch mit Ihren Finanzdaten, einschließlich Kreditkarten, Bank- und Rentenkonten, verbinden und diese an einem leicht zugänglichen Ort importieren kann.

Die Werbegeschichte wird unter der Werbung fortgesetzt

Der zweimonatige Shredder-Slog von DeLeeuw hat sich gelohnt. Jetzt speichert sie alle ihre Rechnungen und Belege auf einer externen Festplatte in Ordnern, die nach Themen und Jahr sortiert sind. Es war unglaublich beängstigend, all das Papier zu vernichten, sagt sie, aber als ich anfing, wurde mir klar: „Wer braucht eine 20 Jahre alte Stromrechnung?“

Mehr von Lebensstil:

Was man im Dollar-Laden kaufen (und nicht kaufen) sollte

Warum Plastik in der Spülmaschine nicht trocknet und weitere Informationen zur Reinigung

Gewichtsdecken können Schlaflosigkeit und Angstzustände lindern. Das sollten Sie vor dem Kauf wissen.

KommentarKommentare GiftOutline Geschenkartikel Loading...